Erweiterte Datenschutzerklärung für Ihre Onlinebewerbung und Einwilligung

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, sich online auf bestimmte Stellenangebote oder initiativ zu bewerben.

Im Rahmen einer Onlinebewerbung stellen Sie uns, der CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH (im Folgenden „CENIS“ genannt) auch personenbezogene Daten zur Verfügung. Wir sehen es als sehr wichtig an, dass ab dem ersten Schritt des Bewerbungsprozesses vertrauensvoll mit Ihren persönlichen Daten umgegangen wird. Es ist für uns auch selbstverständlich, Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen verantwortungsvoll und natürlich streng vertraulich zu behandeln.

Mit unserer erweiterten Datenschutzerklärung für Onlinebewerbungen möchten wir Sie zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung informieren, welche Daten wir im Rahmen Ihrer Onlinebewerbung erheben, zu welchen Zwecken wir Ihre Daten speichern und verwenden und wann die Daten wieder gelöscht werden.

Bitte lesen Sie unsere erweiterte Datenschutzerklärung für Ihre Onlinebewerbung sorgfältig durch, bevor Sie in diese einwilligen und uns Ihre personenbezogene Daten übermitteln. Um Ihre Onlinebewerbung absenden zu können, müssen Sie diese erweiterte Datenschutzerklärung für Ihre Onlinebewerbung als rechtlich bindende Einwilligungserklärung bestätigen und akzeptieren.

Diese Einwilligung gilt zudem für Daten über Ihre Qualifikationen, Tätigkeiten und personenbezogenen Daten aus allgemein zugänglichen Datenquellen (insbesondere berufliche soziale Netzwerke wie XING, LinkedIn etc.), die CENIS im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zulässig erhoben hat.


Datenerhebung

Online durchgeführte Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle oder online durchgeführte Initiativbewerbungen können die Eingabe von bestimmten personenbezogenen Daten wie z.B. Vorname(n), Nachname, Postanschrift oder Mailadresse in ein als Pflichtfeld gekennzeichnetes und damit obligatorisches Eingabefeld erfordern. Darüber hinaus können Sie auch freiwillige Angaben – zum Beispiel Kommunikationsdaten wie Festnetz- oder Mobiltelefonnummer – machen. Die tatsächlichen Eingaben ergeben sich aus den jeweiligen Formularen und sind klar beschriftet und als ggf. obligatorisch gekennzeichnet. Um Ihre Bewerbung zu vervollständigen und zu optimieren, haben Sie die Möglichkeit, uns freiwillig weitere Daten und Dateien zu übermitteln. Hierzu gehören u.a. berufliche Qualifikationen, berufliche Erfahrung, Anschreiben, Lebenslauf, Foto, Zeugnisse usw. oder auch persönliche Nachrichten an uns. Bitte beachten Sie, dass diese Dateien, besonders Lebenslauf, Zeugnisse oder von Ihnen zum Zweck der Bewerbung übermittelte weitere Daten oder Dateien, auch besonders sensible Daten enthalten können. Dazu gehören z.B. Angaben zur ethnischen Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Mitgliedschaften in Gewerkschaften, Vereinen oder politische Parteien, Angaben zur körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung oder weitere, besonders sensible Daten. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, keine Angaben solcher besonders sensibler Daten zu machen. Übermitteln Sie uns trotzdem Angaben dieser Art, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir diese Angaben in Übereinstimmung mit der vorliegenden Datenschutzerklärung speichern und nutzen dürfen. Dies ist insbesondere darum der Fall, weil wir keine Möglichkeit haben, solche Daten während der Übertragung und anschließenden Speicherung nicht von für den Bewerbungsprozess notwendigen Daten zu separieren oder identifizieren können.

Ihre in Onlinebewerbungsformularen einzugebenden Daten oder hochzuladende Dateien werden erst zur Übermittlung und Verarbeitung freigeschaltet bzw. an uns übermittelt, wenn Sie durch Anklicken des entsprechenden Kontrollfeldes erklärt haben, dass Sie der Erhebung, der Speicherung und der Nutzung der übermittelten Daten entsprechend dieser Datenschutzerklärung einwilligen.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an folgende Empfänger:
Interne Sachbearbeiter, Kunden, Dienstleister (im Rahmen des Bewerbermanagements).
Wir bedienen uns zum Zweck der Vorauswahl und Kontaktaufnahme auch Netzwerken wie Facebook, Xing oder LinkedIn. Die hier durch Sie (die jeweilige Person) selbst bereitgestellten Daten werden zum Zweck der Kontaktaufnahme gespeichert. Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt. Teilweise bedienen wir uns externer Dienstleister mit Sitz im europäischen Wirtschaftsraum, um Ihre Daten zu verarbeiten. Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.

Die personenbezogenen Daten werden nicht an Drittländer übermittelt.

Datenspeicherung, Datennutzung, Datenlöschung

Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um mithilfe eines Personalmanagement-Systems die Personalbeschaffung und -Vermittlung zu unterstützen. Darunter fallen alle Methoden, Instrumente und Prozesse zur Steuerung und Verwaltung des Bewerbermanagements mittels einer cloudbasierten HRSoftware zusammengefasst. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu.

Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber nicht eingestellt werden kann bzw. Betriebsabläufe gestört werden und ins Stocken geraten.

Die von Ihnen übermittelten Daten und Dateien werden ausschließlich für Zwecke gespeichert und genutzt, die im Zusammenhang mit der Erfassung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung bei CENIS und damit verbundener Dienstleistungen von CENIS stehen. Dazu gehört auch die erforderliche Kontaktaufnahme über von Ihnen übermittelte Kommunikationskanäle mit Ihnen oder die Weiterreichung Ihrer Daten an Dritte, um im Rahmen unserer Dienstleistungen Ihrer Bewerbung zu entsprechen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden Ihre übermittelten Daten und Dateien im Rahmen des nachfolgenden Beschäftigungsverhältnisses weiterverwendet. Insbesondere Daten zu Bankverbindungen oder Krankenkasse und anderer, für das Beschäftigungsverhältnis und dessen Erfüllung nötige Daten, fallen darunter.

Dauer der Datenspeicherung
Sollte Ihre Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich sein, speichert CENIS die von Ihnen übermittelten Dateien und Daten für weitere sechs Monate mit einem entsprechenden Sperrvermerk in der Bewerberdatenbank. Dies ist nötig und erforderlich, um z.B. eventuelle Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung beantworten zu können oder gesetzliche Regelungen und Verpflichtungen einzuhalten. Zu den rechtlichen Notwendigkeiten gehört besonders die Nachweispflicht aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und eine daraus resultierende Selbstschutzverpflichtung des Unternehmens CENIS. Nach Ablauf dieser Zeit werden die Daten und Dateien automatisch gelöscht oder für statistische Zwecke anonymisiert, sodass keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich sind. Mit einem Sperrvermerk versehene Daten und Dateien können für weitere Angebote nicht mehr berücksichtigt werden.

Wenn Sie sich initiativ bewerben oder von der von uns angebotenen Möglichkeit Gebrauch machen, Sie und somit Ihre Daten in unserem erweiterten Bewerberpool aufzunehmen, können wir Sie auch für andere passende und interessante Stellen berücksichtigen. Dazu speichern wir Ihre Daten für zunächst 12 Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraumes weisen wir Sie auf eine bevorstehende Löschung hin und Sie haben die Möglichkeit, diesen Zeitraum um weitere 12 Monate zu verlängern. Erfolgt keine Verlängerung oder besteht keine Aussicht auf Erfolg der von uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung angebotenen Dienstleistungen, werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder für statistische Zwecke anonymisiert, sodass keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich sind.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Bewerbungen ganz oder teilweise zurückzuziehen. Sie können auch jederzeit eine Änderung oder Löschung Ihrer übermittelten Daten und / oder Dateien aus unserer Bewerberdatenbank verlangen. Entsprechende Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Erklärung. Lösch- und Änderungsanforderungen können gesetzlichen Regelungen widersprechen, diese gesetzlichen Regelungen haben jeweils Vorrang (z.B. AGG).

Datenweitergabe an Dritte

Ihre an CENIS übermittelten, personenbezogenen Daten und Dateien werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es liegt Ihr ausdrückliches Einverständnis oder eine behördliche Anordnung vor. Ihr Einverständnis kann auch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte im Sinne unserer angebotenen Dienstleistungen umfassen, sodass wir Ihre Bewerbung entsprechend Ihren Karrierewünschen an unsere Kunden oder Dienstleister weitergeben können. Das trifft insbesondere bei Initiativbewerbungen oder einem ausdrücklichen, separaten Einverständnis zur Aufnahme in unseren Bewerberpool zu.

Widerruf

Ihre Einwilligung zur Speicherung und Nutzung der im Rahmen der Onlinebewerbung übermittelten, personenbezogenen Daten und Dateien können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zum Widerruf genügt eine Mail an den jeweiligen Ansprechpartner oder dem Ansprechpartner für Datenschutzbelange. Auch bei einem Widerruf gilt der Vorrang gesetzlicher Regelungen und Aufbewahrungsfristen.

Sicherheit

CENIS setzt technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor vorsätzlicher oder zufälliger Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch Unberechtigte zu schützen. Im Fall der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten über unser Bewerberportal werden Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Eine Übertragung Ihrer Daten und Dateien erfolgt über eine nach aktuellem, technischen Verständnis sichere Verschlüsselung (HTTPS).

Hinweis: Zur „Onlinebewerbung“ gehört auch der Vorgang der Bewerbung per Mail, da auch in diesem Fall Daten „online“ übermittelt werden. Eine Datenübermittlung per Mail ist ohne ausreichende Verschlüsselung der Inhalte und Anhänge nicht sicher. Ihre Daten könnten von nicht autorisierten Dritten gelesen und genutzt werden. Daher empfehlen wir dringend, die Bewerbung online über unser Bewerbungsportal vorzunehmen und raten von Bewerbungen per Mail ab.

Ergänzend zu dieser erweiterten Datenschutzerklärung für Onlinebewerbungen gilt die allgemeine Datenschutzerklärung. Dort sind auch Ansprechpartner für Datenschutzbelange und Kontaktmöglichkeiten ausgewiesen.

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